Comment organiser un tournoi sportif ?

28 décembre 2018 Jean 0 Comments

Association à but lucratif ou non, vous projetez d’organiser une compétition sportive afin de partager avec d’autres passionnés une journée ou un événement… C’est un moyen comme tant d’autres de recruter de nouveaux membres, à condition de bien savoir s’y prendre. Vous n’y arriverez pas sans recourir à certains outils efficaces et sans considérer certains points essentiels. Apprenez-en plus en suivant ce qui suit !

Se fixer des objectifs précis

Organiser un tournoi sportif n’est pas une mince affaire pour votre association, dans la mesure où cela nécessite une organisation bien rodée qui prend en compte plusieurs paramètres. Il faut appréhender au premier abord sa nature, les raisons de son organisation et ses objectifs. Par ces derniers, on entend son objectif de fréquentation, dont le nombre de sportifs ou de clubs qui vont y prendre part. Il en va de même pour le nombre de supporteurs et de spectateurs attendus à chaque rencontre.

Il faut également tenir compte de l’objectif de notoriété selon le type de public que vous ciblez par votre événement sportif. Souhaitez-vous atteindre un public local, régional ou national ? Quel type de joueurs voulez-vous attirer, de simples amateurs ou de véritables professionnels ?

Pour un objectif d’image, quelle valeur voulez-vous véhiculer ? Il faudra par ailleurs définir si le but est purement sportif ou pour une cause particulière à laquelle faire adhérer le maximum de personnes. En effet, il n’y a rien de tel que l’organisation d’un tournoi sportif pour susciter l’intérêt d’éventuels futurs adhérents à votre association.

L’objectif financier est un autre élément à considérer, surtout si vous organisez votre tournoi sportif dans un but lucratif. Même si vous le faites pourtant bénévolement, l’aspect financier entre toujours en compte et importe même dans l’élaboration du budget consacré.

Bien définir les participants ciblés

En parlant d’objectif de notoriété, définissez en amont les cibles de votre tournoi sportif. On parle du type de participants, si ce sont des enfants, des étudiants ou des comités d’entreprise. Quel que soit votre choix, prévoyez toujours les activités d’accompagnement adaptées. Après le tournoi, les étudiants apprécieront sûrement une petite soirée pour se défouler. Les enfants adoreront au contraire un goûter ou un moment dans une aire de jeux, etc.

Définissez aussi les caractéristiques des équipes qui vont y participer, leurs membres devant prouver leurs bonnes aptitudes physiques à pratiquer la discipline concernée. Demandez aux participants ces informations, avec des justificatifs à l’appui afin d’éviter tout problème qui peut en découler. Vous pouvez élaborer un formulaire d’inscription personnalisé expressément élaboré pour ça, le but étant de disposer d’équipes capables de s’affronter lors des passages du tournoi. Demandez-leur de vous fournir les informations sur leur niveau, leur palmarès, le nombre de fois où ils ont participé à ce genre de compétition, etc.

Pour donner de la visibilité à votre événement sportif associatif, n’oubliez pas de contacter les médias adaptés qui pourraient être intéressés et rédiger des articles sur votre structure. Vous devrez dans ce cas les contacter bien avant, pour qu’il y ait de nombreux participants. Ne le faites toutefois pas qu’en fonction de votre objectif de notoriété et de travail d’image, au risque de sortir du contexte dans lequel vous organisez l’événement.

Si vous souhaitez attirer du monde à l’échelle régionale, les médias locaux seront parfaits. Si c’est à l’échelle nationale, les médias plus importants seront à plébisciter. Plus vous mettez la barre haut pour la couverture médiatique de votre événement, plus vous êtes susceptible d’attirer des partenaires et des sponsors.

Opter pour le lieu qui convient à l’événement sportif

N’oubliez pas de choisir scrupuleusement un lieu adapté à l’importance de votre tournoi sportif. En matière d’accessibilité, assurez-vous qu’il dispose d’un parking et qu’il est bien desservi par les réseaux de transport existants. Vérifiez aussi que les personnes à mobilité réduite peuvent y accéder et assister à toutes les rencontres.

Assurez-vous de la capacité du lieu en vous informant au préalable du nombre de spectateurs qu’il peut accueillir, selon votre objectif de fréquentation. Idem pour l’effectif de chacune des équipes, les participants ou leurs supporteurs. Dans ce cas, la privatisation des lieux dans leur totalité peut être nécessaire. Le cas échéant, il faudra prendre en compte ses heures de fréquentation moyenne afin d’y intégrer votre tournoi.

Vérifiez aussi les équipements disponibles sur place, comme le nombre de points d’eau, de douches, de toilettes fermées, etc. Assurez-vous ainsi du bon état des vestiaires et de leurs équipements, du confort des places dédiées au public et celles des participants et supporteurs.

Demandez au responsable s’il dispose d’une licence qui lui permet de vendre de la nourriture et des boissons sur place et s’il peut accueillir le type de manifestation sportive que votre association souhaite organiser. Renseignez-vous aussi sur l’éventuel besoin de contracter une assurance, outre celle du lieu qui doit disposer de terrains, etc.

Pour vous assurer de trouver le bon lieu, visitez-en plusieurs et faites leur comparaison. Gardez-en 2, dont un comme plan B en cas de problème.

Prévoir un budget adapté

Enfin, pour bien organiser un tournoi sportif, établissez en détail un budget prévisionnel en bonne et due forme. En effet, celui-ci peut évoluer tout au long de votre organisation, des subventions, des sponsors ou des revenus issus de la vente de billets ou autres produits relatifs pouvant s’y ajouter.

Organisez ainsi suivant vos objectifs préalables votre budget. S’il s’agit de votre premier tournoi, allez-y doucement en prenant chaque élément de votre planning d’organisation. Faites plusieurs demandes de devis afin de vous familiariser progressivement avec le coût de ce type d’événement. Au fur et à mesure de votre expérience, vous saurez comment obtenir plus de retombées via la satisfaction de votre public cible.

Mettez dans une colonne vos ressources dont votre enveloppe initiale, vos partenariats et échange de prestations et rajoutez-les au fur et à mesure. Incluez dans une autre vos besoins, dont toutes les dépenses comme frais fixes, réservation du lieu, frais administratifs, matériel, transport, etc. Listez dans une autre colonne les recettes estimées, dont les subventions publiques obtenues auprès des collectivités, etc. Cela vous permettra d’avoir un aperçu de ce qu’il faut rectifier ou améliorer afin d’en tirer des bénéfices notables.